Mail Merge di Gmail dan Google Spreadsheet

Hari ini mau menulis catatan singkat sebelum lupa, cara mengirimkan sebuah template e-mail ke banyak orang, yang mana alamatnya ada dalam Google spreadsheet atau lebih dikenal dengan sebutan mail merge.

Mail merge ini bukan hanya terbatas mengirimkan e-mail, tapi bisa juga mencetak dokumen dari sekumpulan kolom dalam daftar. Proses inti dari mail merge adalah sebagai berikut:

1. Ada sebuah dokumen utama yang menjadi template
2. Menciptakan sumber data yang biasanya berupa spreadsheet
3. Menentukan kolom yang isinya akan berubah-ubah dari sumber data (misalnya nama dan alamat)
4. Proses merging atau menciptakan dokumen dengan mengisikan kolom di template dengan data dari sumber data.
5. Proses selesai di mana tercipta dokumen sebanyak jumlah data.

Add-ons untuk Google Spreadsheet

Mungkin belum banyak yang tahu, seperti halnya Microsoft Excel, Google Spreadsheet juga memiliki banyak sekali add-ons yang bisa ditambahkan dan membuat spreadsheet menjadi lebih mudah digunakan. Ada yang gratis, banyak juga yang berbayar. Caranya untuk mencari add-ons bisa dibuka dari menu Add-ons, lalu pilih Get add-ons.

Dari hasil pencarian add-ons untuk mail merge, ada banyak sekali hasilnya dan sebenarnya saya tidak membutuhkan fitur yang terlalu banyak. Karena kemarin belum sempat membaca satu demi satu add-ons ini, akhirnya saya mencari versi yang memberikan penjelasan lebih mudah dan dilengkapi dengan contoh.

Selain add-ons untuk mail merge, ada banyak sekali add-ons yang tersedia untuk manipulasi data di spreadsheet. Salah satu yang pernah saya gunakan adalah add-ons Power Tools untuk menyatukan 2 data terpisah menjadi satu. Add-ons Power Tools ini akan saya tuliskan di tulisan terpisah.

Mail Merge Gmail dan Spreadsheet dari Google Workspace Developer

Dari hasil pencarian, saya menemukan solusi mail merge dari Google Workspace Developer yang intinya sama dengan menjalankan script program seperti macro di Microsoft Office.

Caranya sebenarnya sangat jelas, tapi saya sempat agak bingung karena gambarnya bergerak terlalu cepat, sehingga saya perlu untuk mengikuti instruksi yang tertulis dulu.

1. Salinlah spreadsheet contoh yang disediakan ke Google spreadsheet kita. File ini akan menjadi sumber data kita.
2. Gantilah data dalam kolom First Name dan Recipients dengan list nama dan alamat e-mail yang akan menerima e-mail yang kita kirimkan.
3. Buatlah draft e-mail dari akun Gmail kita. Kita bisa menciptakan e-mail yang sama persis untuk semua orang, atau kita bisa membuat seolah-olah dipersonalisasi dengan menggunakan tanda {{First name}}. Jadi misalnya dalam draft yang akan dikirim kita bisa menggunakan Halo {{First name}} , ketika dikirimkan otomatis akan diisi dengan data dari spreadsheet yang menjadi sumber data. Jangan lupa mengisi subjek dari e-mail yang akan dikirim ini dan ingat apa subjeknya. Tutup dan simpan draft tanpa mengisi alamat e-mail penerima.
4. Kembali ke salinan spreadsheet contoh yang sudah kita modifikasi isian nama dan alamat e-mailnya, pilih menu tambahan Mail Merge> Send Emails
5. Akan muncul sebuah pertanyaan untuk memberikan otorisasi kepada skrip mail merge. Baca dan lanjutkan kalau memang akan memberikan ijin.
6. Ulangi lagi tekan menu Mail Merge > Send Emails
7. Akan ada pertanyaan subjek dari e-mail template yang sudah ada dalam draft Gmail kita, lalu klik OK. Perlu diperhatikan kalau subjek ini harus sama dengan subjek draft, karena skrip nya akan mencari draft di akun Gmail kita dengan subjek yg sama dengan apa yang kita isikan.
8. Kolom Email Sent akan di update dengan status pesan terkirim atau tidak.

Perlu diperhatikan, ada batasan jumlah e-mail yang bisa dikirimkan dalam sehari, yaitu 100 e-mail. Prosesnya juga akan butuh waktu agak lama. Untuk melihat nantinya berapa banyak e-mail yang sudah terkirim, kita bisa memeriksa apakah benar mailnya sudah masuk ke folder sent/terkirim dari Gmail kita.

Kapan pakai mail merge?

Mungkin akan ada yang bertanya-tanya, apa bedanya mengirimkan e-mail melalui mail merge dengan mengirikan e-mail ke daftar kontak kita. Bedanya, adalah dengan mail merge kita bisa membuat dokumen yang memiliki data yang berbeda-beda dan bukan mengirimkan dokumen yang sama persis.

Dengan mail merge, kita akan mengirimkan e-mail sejumlah nama dan alamat yang tersedia dalam data di spreadsheet kita. Berbeda dengan mengirimkan e-mail ke seluruh daftar kontak kita yang mana hanya ada 1 mail terlihat terkirim di e-mail kita.

Dari spreadsheet contoh, ada berbagai data lain yang bisa juga diisikan menjadi informasi yang diberikan ke dalam draft e-mail. Silakan saja dieksplorasi sendiri untuk melihat bagaimana hasilnya dengan menambahkan kolom lainnya di dalam template draft gmail yang akan dikirim, jangan lupa berikan tanda kurung kurawal, misalnya {{Description}}, {{Discount code}} dan {{Discount amount}}.

Semoga catatan ini bisa membantu untuk mengurangi pekerjaan manual dalam mengirimkan banyak e-mail ya.